Mở quán cafe là một hành trình đầy cảm xúc, nhưng cũng là nơi mà những “tay mơ” dễ dàng đánh rơi tiền tỷ chỉ vì những quyết định sai lầm trong giai đoạn setup. Có một nghịch lý trong ngành F&B: Không phải cứ đổ nhiều tiền là quán sẽ đông khách. Thực tế, nhiều chủ quán đã phá sản không phải vì đồ uống dở, mà vì đã chi quá tay vào những hạng mục “vô hình” không hề mang lại doanh thu.
Nếu bạn đang lên kế hoạch mở quán, hãy cùng mình bóc tách 6 khoản chi lãng phí nhất khi khởi nghiệp cafe để bạn có thể bắt đầu một cách tinh gọn và thông minh.
1. Đầu tư quá mức vào Decor theo trend nhưng thiếu công năng
Đây là cái bẫy khoản chi lãng phí cafe lớn nhất mà các chủ quán trẻ thường mắc phải. Chúng ta thường bị mê hoặc bởi những tấm hình trên Pinterest hay các quán nổi tiếng trên Instagram và muốn mang tất cả sự lộng lẫy đó về quán của mình.
- Nhanh lỗi thời: Những phong cách “hot hit” thường chỉ kéo dài được 6-12 tháng. Khi xu hướng qua đi, không gian của bạn trở nên cũ kỹ trong mắt khách hàng. Để bắt kịp trend mới, bạn lại phải đập đi xây lại – một vòng lặp tốn kém kinh khủng.
- Đồ decor đắt nhưng dễ hỏng: Những bộ đèn chùm pha lê, tượng nghệ thuật hay các loại cây cảnh khó chăm sóc ngốn khoản kinh phí khổng lồ nhưng không giúp ly cafe của bạn ngon hơn.
- Thiếu tính ứng dụng: Nhiều quán đầu tư bàn ghế rất đẹp nhưng ngồi cực kỳ đau lưng hoặc không phù hợp để làm việc. Khách chỉ đến chụp ảnh một lần rồi không bao giờ quay lại.
Lời khuyên tối ưu: Hãy tập trung vào phong cách bền vững (như Minimalism hoặc Rustic) và đặc biệt là sự thoải mái của bàn ghế. Một không gian sạch sẽ, ánh sáng tốt và có gu riêng luôn bền vững hơn những thứ hào nhoáng nhất thời.
2. Máy móc thiết bị quá tải so với nhu cầu thực tế
Nhiều người mới bắt đầu thường bị các đơn vị cung cấp thuyết phục mua những dòng máy pha cafe (Espresso machine) đời mới nhất, công suất 500 ly/giờ trong khi quán chỉ có 20 chỗ ngồi. Sự lãng phí ở chỗ:
- Dư thừa công suất: Bạn bỏ ra 200-300 triệu cho một bộ máy “khủng” nhưng mỗi ngày chỉ bán được 30-50 ly. Điều này không chỉ lãng phí vốn mà còn khiến máy nhanh hỏng do không được vận hành đúng công suất thiết kế.
- Chi phí bảo trì cao: Máy càng hiện đại, linh kiện càng đắt và khó tìm. Mỗi lần bảo dưỡng, bạn sẽ lại mất thêm một khoản tiền không nhỏ.
Cách chi tiêu thông minh: Hãy chọn máy dựa trên dự báo lượng khách thực tế. Với quán nhỏ, một chiếc máy 1-group của thương hiệu uy tín là quá đủ. Số tiền tiết kiệm được hãy dùng để đầu tư vào chất lượng hạt cafe hoặc đào tạo nhân viên – đó mới là giá trị cốt lõi.
3. In ấn Menu và bao bì quá cầu kỳ ngay từ đầu
Đừng vội vàng in hàng ngàn chiếc ly sứ có logo hay những cuốn menu bọc da sang trọng khi bạn chưa vận hành thử một ngày nào. Tại sao bạn không nên làm vậy?
- Menu chắc chắn sẽ thay đổi: Trong 1-3 tháng đầu, bạn sẽ nhận ra món này khách không thích, món kia cần chỉnh giá. Nếu đã in menu cứng hàng loạt, việc sửa đổi sẽ rất nhem nhuốc và tốn kém.
- Lãng phí tồn kho: In logo lên ly nhựa số lượng lớn để có giá rẻ là một sai lầm nếu sau này bạn muốn thay đổi bộ nhận diện thương hiệu hoặc mô hình kinh doanh.
Giải pháp: Giai đoạn đầu, hãy sử dụng menu kẹp giấy hoặc bảng đen viết phấn để dễ dàng thay đổi. Với bao bì, hãy dùng loại trung tính và dùng con dấu gỗ đóng logo lên. Cách này vừa mang lại cảm giác thủ công ấm áp, vừa cực kỳ linh hoạt.
4. Thuê quá nhiều nhân viên khi chưa có khách
Nhiều chủ quán vì muốn vẻ ngoài chuyên nghiệp nên ngay ngày khai trương đã thuê đủ: bảo vệ, 3 phục vụ, 2 pha chế, tạp vụ. Trong những tháng đầu, lượng khách thường không ổn định vì vậy đây là một khoản chi lãng phí cho quán cafe. Việc trả lương cho một đội ngũ đông đảo khi quán vắng khách là con đường ngắn nhất dẫn đến thâm hụt vốn. Hơn nữa, quá nhiều nhân viên nhàn rỗi sẽ tạo ra bầu không khí uể oải, thiếu sức sống cho quán.
Chiến lược nhân sự tinh gọn: Hãy bắt đầu với đội ngũ tối thiểu. Chủ quán nên là người trực tiếp tham gia vào các khâu để hiểu quy trình và gắn kết với khách hàng. Khi lượng khách bắt đầu ổn định và quá tải, lúc đó mới tính đến việc tuyển thêm nhân sự part-time theo giờ cao điểm.
5. Đốt tiền vào quảng cáo sai cách
Nhiều người nghĩ rằng cứ chạy quảng cáo Facebook hay thuê KOLs rầm rộ là quán sẽ đông. Thực tế, nếu cốt lõi đồ uống và dịch vụ chưa tốt, việc kéo khách đến chỉ làm quán chịu tác động xấu hơn vì những đánh giá tiêu cực sẽ lan truyền chóng mặt. Lãng phí của bạn nằm ở chỗ:
- Quảng cáo tràn lan: Nhắm vào những người ở quá xa quán, không có khả năng quay lại thường xuyên.
- KOLs không phù hợp: Thuê một bạn TikToker chuyên review đồ ăn vặt để quảng cáo cho một quán cafe yên tĩnh đọc sách là một sự lãng phí vô ích.
Cách làm đúng: Hãy tập trung vào marketing tại chỗ và khách hàng địa phương (bán kính 2km). Một khách hàng trung thành quay lại 10 lần có giá trị hơn rất nhiều so với 10 khách đến một lần rồi đi. Hãy kể câu chuyện của quán bằng chính sự chân thành thay vì những lời quảng cáo sáo rỗng.
6. Những chi phí vặt nhưng cộng dồn cực lớn
Đừng coi thường những khoản nhỏ, chúng chính là những “vết rò rỉ” làm cạn kiệt ngân sách của bạn:
- Tồn kho nguyên liệu: Lo sợ hết hàng nên nhập quá nhiều, dẫn đến nguyên liệu hết hạn, giảm chất lượng hương vị.
- Phần mềm dư thừa: Đăng ký quá nhiều app quản lý, kế toán… trong khi một quán nhỏ chỉ cần một hệ thống tính tiền đơn giản là đủ.
- Điện năng: Đầu tư hệ thống đèn trang trí bật 24/7 hoặc máy lạnh công suất quá lớn không cần thiết.
TỔNG KẾT
Mở quán cafe là một bài toán về sự ưu tiên. Thay vì hỏi “Tôi cần mua thêm cái gì?”, hãy luôn tự hỏi: “Nếu không có cái này, quán có vận hành được không?”.
Lãng phí lớn nhất không nằm ở những món đồ đắt tiền, mà nằm ở “cái tôi” của chủ quán. Đừng cố gắng tạo ra một không gian để thỏa mãn sở thích cá nhân nếu nó không mang lại giá trị cho khách hàng hoặc lợi nhuận cho quán.
Hãy giữ cho mình một khoản vốn dự phòng thật dày bằng cách cắt bỏ những khoản chi hào nhoáng. Sự tinh gọn và linh hoạt chính là chìa khóa để bạn vượt qua giai đoạn 6 tháng đầu đầy sóng gió.
Checklist bỏ túi cho bạn trước khi xuống tiền:
- Máy móc: Chỉ mua đúng công suất dự báo khách thực tế (không phải khách trong mơ).
- Decor: Ưu tiên ánh sáng, cây xanh tự nhiên và bàn ghế ngồi thoải mái.
- Menu: Tinh gọn (dưới 20 món chính) để dễ kiểm soát nguyên liệu.
- Nhân sự: Tuyển ít, trả lương xứng đáng và đào tạo kỹ.
- Marketing: Ưu tiên khách hàng trong khu vực lân cận.
Sáu tháng đầu tiên luôn là giai đoạn sóng gió nhất. Hãy giữ cho mình một khoản vốn dự phòng thật dày bằng cách cắt bỏ tất cả những sự hào nhoáng không cần thiết. Khi quán đã bắt đầu có lãi và lượng khách ổn định, lúc đó bạn nâng cấp” cũng chưa muộn.
