Mười giờ đêm, quán đã kéo cửa. Thu ngân ngồi một mình ở quầy, một tay cầm xấp hoá đơn, một tay kéo điện thoại xem tin nhắn ngân hàng. Tiền mặt trong két đã đếm xong. Phần chuyển khoản thì chưa khớp.
Có một khoản ghi nội dung "ck". Có hai khoản cùng số tiền, không rõ của bàn nào. Có một khách lúc chiều đưa ảnh chụp màn hình chuyển khoản, nhưng kéo mãi không thấy tiền về. Cuối cùng thu ngân ghi "lệch, chưa rõ" rồi đi về. Sáng mai chủ lại phải ngồi dò lại từ đầu.
Cảnh này không do thu ngân cẩu thả. Nó do những đồng tiền chuyển vào không mang tên đơn nào cả. Bài này đặt cho nguyên tắc ngược lại một cái tên dễ nhớ: "tiền có tên". Mỗi khoản tiền về phải tự nói được nó là của đơn nào, ca nào, quầy nào.
Trả lời nhanh: Muốn thu chuyển khoản không lệch quỹ, chủ nhà hàng hay khách sạn nhỏ cần bốn nguyên tắc: mỗi khoản thu gắn một mã đơn, chỉ tính là đã thu khi tiền thật sự về, giữ chỗ có thời hạn, và chia rõ tiền mặt theo ca với chuyển khoản theo đơn. Cuối ca đối soát theo mã đơn, không đối soát theo trí nhớ.
Vì sao dò tin nhắn ngân hàng lại làm lệch quỹ
Dò tin nhắn ngân hàng nghe đơn giản. Nhưng nó có năm chỗ hở:
- Nội dung chuyển khoản tuỳ khách. Có người ghi tên, có người ghi "ck", có người để trống.
- Số tiền trùng nhau. Hai bàn cùng gọi một suất, hai khoản tiền giống hệt nhau.
- Ảnh chụp màn hình không phải là tiền. Ảnh có thể chụp lúc lệnh chưa đi, có thể bị sửa.
- Tin báo đến trễ. Có lúc tiền về sau khi khách đã rời quán, thu ngân đã chốt ca.
- Tiền về tài khoản chủ, không về két ca. Người cầm điện thoại thấy tiền là chủ, còn người chịu trách nhiệm quỹ ca lại là thu ngân.
Năm chỗ hở này cộng lại thì lệch quỹ là chuyện hằng ngày. Thêm người dò cũng không hết, vì cái thiếu không phải là người, mà là cái tên của đồng tiền.
Nguyên tắc 1: Mỗi khoản thu gắn một mã đơn
Thay vì in một mã QR cố định dán ở quầy, hãy cho mỗi hoá đơn một mã QR riêng. Mã đó có sẵn số tiền và nội dung chuyển khoản chính là mã đơn.
Khách chỉ việc quét và bấm chuyển. Không gõ số tiền, không gõ nội dung. Tiền về, nhìn nội dung là biết của hoá đơn nào.
Chuẩn QR chuyển khoản liên ngân hàng ở Việt Nam là VietQR, bạn có thể xem giới thiệu trên trang VietQR. Nhiều máy bán hàng và phần mềm quản lý tạo được QR có số tiền và nội dung theo đơn. Khi chọn công cụ, hãy hỏi đúng câu này: "QR có tự điền mã đơn vào nội dung không?"
Nguyên tắc 2: Tiền về mới tính là đã thu
Đây là nguyên tắc khó giữ nhất, vì khách hay vội. Khách đưa ảnh, nói "chuyển rồi em", rồi đi. Thu ngân ngại hỏi lại.
Cách giữ nguyên tắc này phụ thuộc vào loại QR bạn dùng:
- QR chuyển khoản thông thường: tiền về tài khoản, nhưng phần mềm không tự biết. Người ở quầy vẫn phải mở ứng dụng ngân hàng ra xem rồi bấm xác nhận tay. Có mã đơn trong nội dung thì việc xem nhanh hơn nhiều.
- Cổng thanh toán có báo tiền về tự động: cổng gửi tín hiệu cho phần mềm ngay khi tiền vào. Đơn tự chuyển sang đã thu. Không ai phải mở ngân hàng.
Nói cho rõ: "tự xác nhận chuyển khoản" chỉ đúng với loại thứ hai. Nếu ai đó hứa tự xác nhận mà bạn chỉ dùng QR thường, hãy hỏi lại họ lấy tín hiệu tiền về từ đâu.
Nguyên tắc 3: Giữ chỗ phải có hạn
Nhà hàng nhận đặt bàn có cọc. Khách sạn nhỏ nhận giữ phòng chờ chuyển khoản. Cả hai có chung một rủi ro: khách hứa chuyển rồi quên, chỗ bị giữ mà tiền không về.
Ví dụ ở phòng nghỉ cho dễ hình dung. Trong phần mềm quản lý phòng của Khachsanso, nhân viên bấm "Giữ phòng & hiện QR". Đơn vào trạng thái Tạm giữ, màn hình hiện QR gắn mã đặt phòng, đồng hồ đếm ngược 30 phút. Màn QR tự hỏi máy chủ mỗi 3 giây xem tiền về chưa. Quá 30 phút chưa trả đủ thì đơn tự huỷ, phòng về trống. Phần mềm quét mỗi 5 phút để dọn các đơn quá hạn. Bài giữ chỗ có hạn, quá giờ tự nhả phòng giải thích luật này kỹ hơn.
Nhà hàng không nhất thiết dùng đúng con số đó. Nhưng nguyên tắc thì giống: giữ chỗ phải có giờ hết hạn, và hết hạn thì tự nhả, không đợi người nhớ ra.
Nguyên tắc 4: Tiền mặt theo ca, chuyển khoản theo đơn
Hai loại tiền này nên được đếm theo hai cách khác nhau.
- Tiền mặt nằm trong két, người cầm két chịu trách nhiệm. Đếm theo ca: đầu ca bao nhiêu, thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, cuối ca còn bao nhiêu.
- Chuyển khoản nằm trong tài khoản, không ai cầm. Đối chiếu theo đơn: đơn nào đã có tiền về, đơn nào chưa.
Mỗi khoản chi từ két cũng cần phiếu. Mua đá, mua rau, trả tiền giao hàng đều phải có phiếu chi và ảnh chứng từ. Không có phiếu thì cuối ca thiếu tiền là không truy được.
Ở phần mềm quản lý phòng nói trên, sổ quỹ có phiếu thu, phiếu chi, lọc theo ca và theo cơ sở. Phiếu chi phải chụp chứng từ. Tiền về qua cổng tự vào sổ. Ca đóng mà lệch quỹ thì Telegram báo chủ. Cách làm này được kể trong bài sổ quỹ tự ghi khoản tiền về từ cổng thanh toán.
Đối soát cuối ca: năm bước, ai làm việc nào
Khi mỗi đồng tiền đã "có tên", đối soát cuối ca chỉ còn là đánh dấu. Gợi ý trình tự:
- Thu ngân: in hoặc mở danh sách đơn trong ca, chia hai nhóm tiền mặt và chuyển khoản.
- Thu ngân: đếm két, so với tổng tiền mặt trong ca trừ phiếu chi.
- Thu ngân: với từng đơn chuyển khoản, đánh dấu đã thấy tiền về theo mã đơn.
- Thu ngân: đơn nào chưa thấy tiền thì ghi rõ tên khách, số điện thoại, ghi chú.
- Chủ hoặc kế toán: sáng hôm sau xem lại các đơn treo, gọi khách hoặc xử lý.
Sau bước này, bạn sẽ thấy lệch quỹ chỉ còn nằm ở vài đơn có tên tuổi rõ ràng, thay vì một con số lệch không biết từ đâu.
Bảng: lệch kiểu nào, chặn bằng gì
| Kiểu lệch hay gặp | Nguyên nhân | Cách chặn |
|---|---|---|
| Có tiền về nhưng không biết của ai | Nội dung chuyển khoản tuỳ khách | QR riêng từng đơn, nội dung là mã đơn |
| Ghi đã thu nhưng tiền không về | Tin ảnh chụp màn hình | Chỉ xác nhận khi thấy tiền thật |
| Hai đơn cùng số tiền bị nhầm | Đối chiếu theo số tiền | Đối chiếu theo mã đơn |
| Chỗ bị giữ mà khách không chuyển | Giữ chỗ không có hạn | Đặt giờ hết hạn, quá giờ tự nhả |
| Thiếu tiền mặt cuối ca | Chi không có phiếu | Phiếu chi kèm ảnh chứng từ |
| Chủ thấy tiền, thu ngân không thấy | Tiền về điện thoại chủ | Phần mềm hoặc cổng báo tiền về cho cả quầy |
| Lệch nhưng biết quá muộn | Chỉ cộng sổ cuối tháng | Đối soát mỗi ca, báo ngay khi lệch |
Bắt đầu từ ca tối nay
Bạn không cần đổi phần mềm ngay. Ca tối nay có thể làm thử hai việc: bỏ mã QR cố định ở quầy, và không nhận ảnh chụp màn hình thay cho tiền. Chỉ hai việc đó đã bịt được hai chỗ hở lớn nhất.
Khi đã quen "tiền có tên", lúc đó mới tính tới cổng thanh toán báo tiền về tự động. Nếu bạn có kinh doanh phòng nghỉ đi kèm quán, có thể đọc thêm cách phần mềm Khachsanso giữ phòng và thu tiền QR theo mã đặt phòng để xem một luồng thu tiền chạy trọn vẹn.
Quán bạn đang lệch quỹ chuyển khoản mỗi tuần? Nhắn Zalo 0346 888 110, kể cách đang thu tiền ở quầy. Đội Khachsanso sẽ chỉ giúp chỗ nào nên siết trước nhé.
