Một quán cơm gia đình nằm mặt đường, nhà ba tầng. Tầng trệt bán cơm, tầng trên bỏ trống lâu năm. Năm nay chủ quán sửa tầng trên thành mấy phòng nghỉ. Khách ăn xong hỏi thuê phòng, khách đi đường ghé ngủ một đêm. Nghe thì tiện: một mặt bằng, hai nguồn thu.
Tối thứ Sáu đầu tiên, quán kín bàn. Thu ngân vừa tính tiền bàn bốn, vừa nghe điện thoại hỏi phòng. Một khách phòng xuống hỏi mật khẩu Wi-Fi. Một khách mới đứng ở cửa chờ nhận phòng. Tiền phòng khách đưa, thu ngân bỏ luôn vào két quán. Cuối ngày đếm két, chủ quán không biết bao nhiêu là tiền cơm, bao nhiêu là tiền phòng.
Gốc của mớ rối này không phải thiếu người. Mà là hai mảng kinh doanh khác nhịp đang dùng chung một quầy, một két, một cuốn sổ. Bài này đề xuất một cách làm gọi là "tách két, nối sổ": tiền và việc của hai mảng tách riêng từ đầu, rồi nối lại ở cuối ngày để chủ nhìn được cả hai.
Trả lời nhanh: Nhà hàng mở thêm phòng nghỉ cần tính trước sáu việc: ai trực phòng giờ quán đông, đặt phòng ghi ở đâu, tách tiền phòng khỏi tiền quán, chia ca cho hai mảng, giữ giấy tờ khách đúng quy định, và chọn công cụ cho từng mảng. Phần mềm quản lý phòng chỉ lo tầng phòng. Quán vẫn cần máy bán hàng riêng. Hai thứ nên tách, rồi nối ở sổ quỹ cuối ngày.
Việc 1: Ai trực phòng khi quán đang giờ cao điểm
Nhà hàng đông nhất vào bữa trưa và bữa tối. Phòng nghỉ lại hay có khách tới đúng giờ đó: buổi trưa có khách nghỉ theo giờ, buổi tối có khách đi đường tới nhận phòng.
Nếu thu ngân kiêm luôn nhận phòng, giờ cao điểm sẽ có một bên bị bỏ rơi. Thường là khách phòng, vì khách quán đang ngồi trước mặt.
Trước khi mở phòng, bạn nên trả lời ba câu:
- Giờ quán đông, ai cầm điện thoại nhận khách phòng?
- Khách tới nhận phòng thì đứng chờ ở đâu, không chen vào hàng tính tiền?
- Ban đêm quán đóng cửa, ai mở cửa cho khách tới muộn?
Nếu chưa có người, hãy giảm bớt việc phải trực. Ví dụ: gửi trước cho khách tin nhắn có địa chỉ, lối lên tầng, mật khẩu Wi-Fi. Hoặc dùng khoá cửa mã số để khách tự vào phòng mà không cần ai đưa chìa.
Việc 2: Đặt phòng nằm ở đâu, ai được nhận
Nhà hàng nhận đặt bàn bằng điện thoại, Zalo, ghi vào sổ. Nhiều chủ dùng luôn cuốn sổ đó để ghi đặt phòng. Vài tuần đầu còn ổn. Đến khi có hai người cùng nhận khách, sổ bắt đầu sai.
Đặt bàn khác đặt phòng ở chỗ: bàn trả lại sau một bữa ăn, phòng bị giữ nhiều giờ hoặc nhiều đêm. Một phòng ghi trùng là khách đến không có chỗ ngủ, chứ không chỉ chờ thêm một lúc.
Hãy quy định rõ:
- Đặt phòng chỉ ghi ở một nơi duy nhất, tách khỏi sổ đặt bàn.
- Ai được nhận đặt phòng, ai chỉ được hỏi lại.
- Khách đặt mà chưa trả tiền thì giữ phòng đến lúc nào.
Nếu phòng có bán theo giờ, việc ghi lịch càng phải chặt. Bài cách đón khách nghỉ theo giờ cho đúng trình tự nói kỹ từng bước từ lúc khách tới đến lúc trả phòng.
Việc 3: Tiền phòng và tiền quán: tách két ngay từ đầu
Đây là việc quan trọng nhất của "tách két, nối sổ". Tiền cơm và tiền phòng có nhịp khác nhau:
- Tiền cơm thu nhiều lần, mỗi lần nhỏ, xong trong ngày.
- Tiền phòng có thể trả trước, trả sau, trả thêm khi khách ở quá giờ.
- Khách phòng có khi xuống quán ăn, muốn tính chung vào tiền phòng.
Bỏ chung một két thì cuối ngày không ai nói chắc được mảng nào lời, mảng nào lỗ. Cách đơn giản:
- Hai két, hoặc hai ngăn riêng cho tiền mặt.
- Hai mã QR nhận tiền, nếu được thì hai tài khoản ngân hàng. Nhìn tin báo là biết tiền của mảng nào.
- Một luật cho bữa ăn của khách phòng: thu luôn tại quán, hoặc ghi vào tiền phòng. Chọn một, đừng để mỗi người làm một kiểu.
Nếu chọn ghi bữa ăn vào tiền phòng, hãy hỏi nhà cung cấp phần mềm quản lý phòng xem có thêm dịch vụ vào hoá đơn phòng được không. Nếu không được, thu tại quán sẽ gọn hơn.
Việc 4: Ca làm việc và giao ca cho hai mảng
Nhà hàng thường chia ca theo bữa. Phòng nghỉ lại chạy suốt đêm. Hai lịch ca này hiếm khi trùng nhau.
Khi giao ca, người ra ca nên bàn giao hai phần riêng:
- Phần quán: tiền mặt két quán, số hoá đơn, bàn còn nợ.
- Phần phòng: phòng nào đang có khách, phòng nào sắp tới, phòng nào cần dọn, tiền mặt két phòng.
Mỗi phần có chữ ký hoặc tin nhắn xác nhận của người nhận ca. Lệch ở phần nào thì truy ngay ca đó, không phải đợi cuối tháng.
Người dọn phòng cũng cần biết phòng nào trả lúc nào. Việc này chỉ nằm trong đầu thu ngân thì giờ quán đông là quên.
Việc 5: Giấy tờ khách và khai báo lưu trú
Khách ăn cơm không cần đưa giấy tờ. Khách ngủ lại thì khác. Cơ sở cho khách lưu trú phải khai báo với công an theo quy định. Nhiều chủ quán lần đầu kinh doanh phòng chưa quen việc này.
Hãy chuẩn bị trước:
- Tài khoản khai báo lưu trú cho cơ sở. Thủ tục có trên Cổng dịch vụ công Bộ Công an, hoặc hỏi công an phường nơi bạn kinh doanh.
- Quy định nhận phòng phải có căn cước, kể cả người đi cùng.
- Một người chịu trách nhiệm khai báo mỗi ca.
Việc 6: Phần mềm bán hàng cho quán, phần mềm quản lý phòng cho tầng trên
Nhiều chủ muốn một phần mềm làm hết. Trên thực tế, việc của quán và việc của phòng khác nhau quá xa.
Quán cần gọi món, báo bếp, tách bàn, gộp bàn, in hoá đơn. Phòng cần sơ đồ phòng, lịch đặt theo giờ và theo đêm, giữ phòng, mã cửa, khai báo lưu trú, lịch dọn. Một phần mềm cố làm cả hai thường làm phần nào cũng nửa vời.
Cũng phải nói thẳng: phần mềm Khachsanso quản lý phòng, không phải phần mềm bán hàng nhà hàng. Nó không thay được máy bán hàng của quán. Nó lo phần tầng trên. Nếu muốn hiểu loại phần mềm này làm được những gì, bạn có thể đọc phần mềm quản lý lưu trú là gì, giúp cơ sở nhỏ những việc nào.
Theo trang phần mềm quản lý phòng nghỉ, homestay của Khachsanso, phần tầng trên có thể giao cho phần mềm như sau:
- Sơ đồ phòng theo tầng, lịch đặt theo giờ. Ô đã có khách bị khoá nên không ghi trùng.
- Giữ phòng kèm mã QR gắn mã đặt phòng, đếm ngược 30 phút. Quá hạn chưa trả đủ thì tự huỷ. Tự xác nhận tiền về chỉ chạy khi bạn dùng cổng thanh toán có báo tiền về tự động. Dùng QR chuyển khoản thường thì vẫn xác nhận tay.
- Mỗi đặt phòng có một mã 6 số làm mật khẩu cửa, có hiệu lực từ trước giờ nhận 5 phút. Nếu dùng khoá TTLock có kết nối, mã được nạp thẳng lên khoá.
- Lịch dọn phòng tự lên theo giờ trả. Sổ quỹ có phiếu thu, phiếu chi, lọc theo ca.
- Khai báo lưu trú từng người, xuất Excel đúng mẫu Bộ Công an.
Còn quán thì vẫn dùng máy bán hàng của quán. Hai phần mềm không cần nói chuyện với nhau từng phút. Chúng chỉ cần gặp nhau ở cuối ngày.
Tách ở đâu, nối ở đâu: bảng cho chủ hai mảng
Bảng dưới gom sáu việc trên lại. Cột cuối là chỗ hai mảng gặp nhau.
| Việc | Phần quán | Phần phòng | Chỗ nối |
|---|---|---|---|
| Nhận khách | Thu ngân, phục vụ | Người trực phòng hoặc mã cửa | Quy định ai nghe điện thoại giờ đông |
| Ghi đặt chỗ | Sổ đặt bàn | Lịch đặt phòng riêng | Không ghi chung một sổ |
| Tiền mặt | Két quán | Két phòng | Cộng hai két khi chốt ngày |
| Chuyển khoản | QR của quán | QR theo đặt phòng | Hai nguồn tiền, hai dòng trong sổ chủ |
| Bữa ăn của khách phòng | Thu tại quán | Hoặc ghi vào tiền phòng | Chọn một luật, áp dụng cho mọi ca |
| Giao ca | Tiền, hoá đơn, bàn nợ | Phòng ở, phòng tới, phòng cần dọn | Hai phần bàn giao riêng |
| Giấy tờ khách | Không cần | Căn cước, khai báo lưu trú | Một người phụ trách mỗi ca |
| Công cụ | Máy bán hàng nhà hàng | Phần mềm quản lý phòng | Sổ quỹ tổng của chủ cuối ngày |
Cột "chỗ nối" chính là phần "nối sổ". Cuối ngày, chủ chỉ cần ba con số: doanh thu quán, doanh thu phòng, tiền đang nằm ở đâu. Có ba con số đó tách bạch, bạn mới biết mở thêm phòng có đáng hay không.
Bắt đầu nhỏ, tách sớm
Đừng đợi có rối mới tách. Ngày đầu mở phòng, hãy có sẵn két riêng, QR riêng, lịch đặt phòng riêng. Sau vài tuần, bạn sẽ thấy mảng phòng cần thêm người hay chỉ cần thêm công cụ.
Nếu muốn tự bấm thử phần quản lý phòng trước khi quyết, có bản dùng thử ngay trên trình duyệt. Bạn thử đặt một phòng, giữ phòng, xem lịch dọn tự lên.
Quán của bạn đang tính mở thêm phòng? Nhắn Zalo 0346 888 110, kể ngắn quán có mấy phòng và đang bán theo giờ hay theo đêm. Đội Khachsanso sẽ góp ý cách tách phần phòng cho gọn nhé.
